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Aggiornato il 18 Aprile 2024
Quando si necessita di utilizzare un veicolo privato, sia esso di proprietà o a noleggio, per compiti legati a incarichi di missione o trasferte all’interno di un’amministrazione pubblica o di un’azienda privata, è usualmente richiesto che l’autorizzazione per l’uso del mezzo venga concessa in seguito a una richiesta esplicita e ben motivata da parte dell’interessato. Le normative interne di tali entità stabiliscono che tale richiesta debba essere formulata per garantire la trasparenza e la correttezza nella gestione dei mezzi aziendali o pubblici e per assicurare che l’utilizzo del veicolo privato sia strettamente legato alle necessità operative e alle esigenze del lavoro. Questa procedura serve non solo a regolamentare l’uso dei veicoli in contesti professionali, ma anche a fornire una copertura adeguata in termini di assicurazione e responsabilità durante il periodo di utilizzo del mezzo per scopi lavorativi.
Come Compilare l’Autorizzazione per Utilizzo Auto Personale
Quando un dipendente necessita di utilizzare il proprio veicolo per scopi lavorativi, l’autorizzazione deve essere formulata con precisione per garantire trasparenza e comprensione chiara delle responsabilità. La richiesta dovrebbe specificare che il dipendente intende sollevare l’Amministrazione o l’Azienda da ogni responsabilità civile e/o penale per eventuali danni causati a terzi, ai trasportati, o al veicolo stesso durante l’uso del mezzo per compiti di lavoro.
Inoltre, è fondamentale giustificare l’utilizzo del mezzo proprio dimostrando l’incompatibilità degli orari e degli itinerari dei trasporti pubblici con le esigenze della missione. Altre giustificazioni valide includono la necessità di trasportare strumenti o materiali che per dimensioni o delicatezza non possono essere trasportati efficacemente con altri mezzi, o la dimostrazione che l’uso del veicolo proprio rappresenta una soluzione economicamente vantaggiosa per l’entità.
È anche essenziale indicare che il veicolo è coperto da un’assicurazione adeguata per la responsabilità civile verso terzi e che è stato sottoposto alle revisioni periodiche obbligatorie, conformemente alle normative vigenti.
La documentazione deve includere i dettagli completi del dipendente, come il nome, l’ufficio o lo stabilimento di appartenenza, e il luogo di destinazione della missione o trasferta. È inoltre necessario specificare le caratteristiche del veicolo utilizzato, compresa la targa.
La richiesta dovrebbe essere formalmente sottoscritta dal dipendente e controfirmata da un responsabile di servizio, il cui nome e qualifica devono essere chiaramente indicati, per attestare l’approvazione ufficiale.
Infine, è prassi comune che al dipendente venga rimborsata un’indennità chilometrica per il chilometraggio percorso, oltre alle spese per il pedaggio autostradale, quando necessario, previa presentazione di ricevute o altri documenti giustificativi. Questi elementi assicurano che la richiesta di autorizzazione per l’uso del mezzo proprio sia completa, chiara e conforme alle politiche aziendali o amministrative, facilitando una gestione efficiente e giustificata delle risorse aziendali.
Esempio Autorizzazione Utilizzo Auto Personale
AUTORIZZAZIONE ALL’UTILIZZO DI AUTOVETTURA PRIVATA PER ESIGENZE DI LAVORO
Autorizzazione a:
Nome: _________________________________
Dettagli del Veicolo:
Tipo di autovettura: _______________________________
Targa: ________________________
Dettagli del Viaggio:
Itinerario: da ___________________ a __________________
Data/e: _____________________
Compensazione e Rimborsi:
L’indennità chilometrica verrà corrisposta al tasso di € ______________ per chilometro, in conformità con la tariffa stabilita dall’ACI.
Dichiarazione del Dipendente:
Il sottoscritto/a ____________________, dichiara sotto la propria responsabilità che il veicolo utilizzato è in regola con tutte le normative vigenti relative alla copertura assicurativa e rispetta i requisiti tecnici e di sicurezza previsti dalla legge. Si assume inoltre la piena responsabilità per eventuali danni diretti o indiretti causati da colpa o negligenza propria durante l’uso del veicolo per le finalità autorizzate.
Conferma della Distanza Percorsa:
Il/la sottoscritto/a _____________________ dichiara che la distanza coperta per il viaggio sopra indicato è stata di km ___________________.
Richiesta di Rimborso:
Importo totale del rimborso richiesto: € ________________________________
Firme:
Firma del datore di lavoro
Firma per accettazione del lavoratore
Firma per ricevuta del rimborso